Рациональная организация рабочего места в офисе является наглядным показателем производительности и грамотного делового настроя. Сегодня NameWoman расскажет, как в три шага эффективно организовать рабочее место, оценив текущий порядок на столе и введя новую систему.

 

Представьте себе такую ситуацию: вы садитесь за стол, вы готовы к работе и думаете, что этот день будет очень продуктивным. Вам нужен какой-то документ. Вы осматриваетесь и понимаете, что на вашем столе беспорядок, и вы понятия не имеете, где может быть то, что вы ищете. Вы начинаете пересматривать все бумаги, открывать ящики, перекладывать вещи с одной стороны стола на другую, встаете и ищите его по всему офису. Через двадцать минут вы находите то, что искали. Но теперь вы расстроены, потому что потратили свое время на что-то совершенно ненужное. Ваш энтузиазм пропал, и день из перспективного превратился в совсем обычный, впереди ставшие уже привычными задержки на работе, дела, перенесенные на завтра, и мысли о смене работы, которая так изматывает. А между тем одни только изменения в системе на вашем столе могут стать неожиданным ответом на вопрос, как все успевать на работе. Правильная организация рабочего места позволяет не только сэкономить несколько минут и сохранить душевное равновесие, часто она бережет ваше свободное время, которое вы тратите на то, чтобы наверстать упущенное.

Уберите все с рабочего стола, у вас должно быть свободное пространство. Лучше всего найти какую-нибудь коробку и сложить туда все, что находится на вашем столе. Потом все, что вы туда отправили, разделите на важные вещи (которые будут вами использоваться) и ненужные (мусор). Определите назначение каждого ящика вплоть до прорисовки на бумаге для принтера плана, который в распечатанном виде крепится либо на каждый ящик под ручкой, либо располагается на дне ящика.

Плакаты, фотографии или рисунки, сделанные вашим ребенком на каникулах, могут мешать вам, если их слишком много. Держите на рабочем столе максимум одну-две подобных вещицы, не стоит делать художественную выставку из своего рабочего места. Подобное отвлекает и расслабляет как вас, так и ваших коллег. Храните все ценные реликвии и сувенирные подарки дома там, где им и положено быть. В крайнем случае, в собственном офисе вы можете выделить для подобных предметов небольшой шкафчик, стеллаж или полки в стороне от рабочего стола в уголке, запланированном как зона отдыха.

 

В минимализм декора также следует включить и предпочтение простых письменных наборов, обилие стаканчиков и коробочек на столе часто способствует накоплению ненужных или уже нефункционирующих письменных принадлежностей.

Отведите специальное место для материалов и документов, с которыми вы будете работать завтра. Туда вы будете складывать неоконченные дела, к которым необходимо вернуться на следующий день. Это не только поможет вам поддерживать порядок на столе, благодаря этому вы с самого начала рабочего дня будете иметь представление о том, что нужно сделать сегодня. Такая организация позволит вам сосредоточиться только на самых важных задачах и, следовательно, увеличит эффективность вашего труда.

 

Не менее полезно завести папки с обозначением на них ближайших дат и дней недели, папки на следующий месяц и т.п., а также коробку или папку, где хранятся документы, которые могут вам пригодиться, но предположительно не потребуются вам в течение долгого времени. Это поможет навести порядок и в ваших мыслях, сделать более легким и понятным планирование.

 

Три простых шага в организации рабочего места подойдут и тем, кто работает дома: создайте себе офисный уголок, который поможет вам получить деловую атмосферу и соответствующий настрой.